Hoppe – Keinen Termin verpassen: Wartungsplaner-Software erinnert an Prüfungen für Stapler und Baumaschinen

Regelmäßige Service- und Wartungsmaßnahmen für primäre Baumaschinen vergisst wohl kaum ein Bauunternehmen. Aber wie sieht es mit den Flurförderzeugen, Gabelstaplern und Hebebühnen aus? Fallen diese wegen fehlender Wartung aus, hat das einen großen Einfluss und führt schlimmstenfalls zum Baustopp. Damit außerdem von ihnen keine Gefahr ausgeht, gilt es, in gesetzlich festgelegten Abständen ihre Sicherheit überprüfen zu lassen. Doch die Termine gehen oft im Betriebsalltag unter und werden erst spät oder gar nicht wahrgenommen. Damit das nicht passiert, ist es am besten mit einer professionellen Wartungsmanagementsoftware zu arbeiten.

Egal, ob es sich um einen kleinen Familienbetrieb mit nur einem Stapler oder ein großes Bauunternehmen mit einem ganzen Fuhrpark handelt –  eine vorbeugende Instandhaltung bringt große Vorteile mit sich. Niemand kann es sich leisten, auf die Unterstützung für die Baumaßnahme und einen reibungslosen Ablauf zu verzichten. Schon ab dem ersten Tag der Anschaffung sollte ein Plan zur Prüfung und Wartung festgelegt und ein entsprechender Servicepartner gesucht werden. Die erste Wartung wird meist vom Hersteller durchgeführt, dann aber ist der Besitzer verantwortlich für die Betriebsfähigkeit und eventuelle Mängel.

Rechtzeitige Wartung schützt vor Folgeschäden

Manche Bauunternehmen empfinden die Wartung als lästige Pflicht, die den Betriebsfluss und die Bauphase stört und lassen die Überprüfungen nur durchführen, wenn eine Reparatur unumgänglich ist. Oft sind die Kosten aber so viel höher. Zum einen, weil der Ausfall des Staplers nicht geplant ist und so der Baumassnahme abrupt gestoppt werden muss. So stehen oft Stapler und Bagger still und Termine können nicht erreicht werden, was das Unternehmen teuer zu stehen kommt. Zum anderen kann eine nachlässige Wartung auch nicht verhindern, dass eventuell stark beanspruchte Teile kaputt gehen und Folgeschäden am Flurförderzeug verursachen. Deshalb ist es viel besser, die Wartungen mit einem passenden Servicepartner rechtzeitig durchzuführen. So wird die Lebensdauer der Gabelstapler verlängert. Gleichzeitig lässt sich die Produktion viel besser planen. Zum Beispiel kann man einen festen Tag für Instandhaltungen für alle Betriebsmittel im Unternehmen eintakten und ist so wieder ganz auf dem neuesten Stand.

Täglicher Check gewährleistet störungsfreien Betrieb

Auch die Mitarbeiter, die täglich mit Gabelstapler, Hebebühne oder Flurförderzeugen arbeiten, sind wichtige Quellen, um über den Zustand dieser Betriebsmittel auf dem Laufenden zu sein und sollten unbedingt immer befragt und angehört werden. Ihnen fällt am ehesten auf, wenn etwas mit dem Fahrzeug nicht stimmt und sollten zudem eine tägliche Prüfung durchführen. Auch wenn sie nicht zu Reparaturen bemächtigt sind, ist dieser tägliche Check ein großer Beitrag, um den Betrieb störungsfrei zu halten. Ein aufmerksamer Mitarbeiter kann zum Beispiel an Geräuschen des Staplers einen Verschleiß erkennen und einen größeren Schaden verhindern. Wie oft ein Betriebsmittel gewartet werden muss, hängt von seinem Alter, dem Gebrauch und der Art des Betriebsmittels ab. Aber nicht nur, der Eigentümer muss auch gesetzliche Prüfungen durchführen, die für das Betreiben von Gabelstaplern obligatorisch sind. Denn Sicherheit beim Führen dieser Fahrzeuge sind das A und O.  Wohl kein Unternehmer würde es sich verzeihen, wenn durch seine Nachlässigkeit einem seiner Mitarbeiter etwas passiert. Zudem kann ein Versäumnis empfindliche Strafen nach sich ziehen. Die gesetzlich vorgeschrieben Prüfungen können nur von entsprechend qualifizierten und zugelassenen Betrieben durchgeführt werden. Es empfiehlt sich also vor dem Abschluss einen Vertrages zu prüfen, ob der Servicepartner über diese Qualifikationen verfügt.

Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen für Stapler

Allein sechs Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) schreiben in unterschiedlichen Abständen Prüfungen der Gabelstapler vor. Mindestens einmal jährlich steht die Prüfung auf sichere Bereitstellung und Benutzung von Staplern und Flurförderzeugen an sowie die Prüfung der Gasanlage bei Treibgas-Staplern. Die DGUV fordert die Prüfung auf sichere Bereitstellung und Benutzung der hydraulischen Schlauchleitungen alle sechs Monate oder mindestens einmal im Jahr. Integrierte Ladegeräte müssen alle vier Jahre überprüft werden, der Druck der Flüssiggastanks alle zehn Jahre sowie der CO-Gehalt im Abgas von Flüssiggas-Staplern alle sechs Monate. Die Abgasmessung für Dieselstapler steht laut Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) einmal im Jahr oder alle 1.500 Betriebsstunden auf dem Programm. Stapler mit amtlichem Kennzeichen müssen gemäß Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung alle zwei Jahre zur Hauptuntersuchung. Und zu guter Letzt ordnet eine Richtlinie des Europäischen Parlaments noch eine  Ganzkörpervibrationsmessung für Stapler mit Mitfahrmöglichkeit an.

Einfache Wartung mit intelligenter Software

Neben den normalen Wartungen zur Instandhaltungen stehen also ganze zehn gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen für den Stapler an, die auch noch gesetzeskonform dokumentiert werden müssen. Nur so ist das Unternehmen für alle Eventualitäten abgesichert und kann den Mitarbeitern den nötigen Arbeitsschutz garantieren. Dass man da mal den Überblick verlieren kann, ist wirklich kein Wunder. Vor allem hat nicht jedes Unternehmen eine eigene Abteilung für Wartungs- und Reparaturarbeiten. Diese wichtige Aufgabe wird dann dem Qualitätsmanager oder einem anderen Mitarbeiter übertragen. Die sind oftmals von der Flut an Papierkram für die Dokumentation überfordert. Auch per Hand geführte Listen oder Excel-Tabellen, in denen die Wartungs- und Prüfintervalle eingetragen werden sind keine Garantie – haben sie doch keine Erinnerungsfunktion.

Aber warum sollte man die ordnungsgemäße Einhaltung von Prüfungen und Wartungsarbeiten nicht automatisieren? Mittlerweile gibt es professionelle Software-Lösungen, die die sicherheitstechnische Wartung von Staplern deutlich vereinfachen. So hat der Unternehmer alle Prüftermine im Blick, kann Protokolle erstellen und wird zudem rechtzeitig an anstehende Prüfungen und Wartungen erinnert. Eine bewährte Lösung ist zum Beispiel der „Wartungsplaner“ der Hoppe Unternehmensberatung, der den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement entspricht. Alle Betriebsmittel und ihre Wartungsfristen können hier mit wenigen Klicks kontrolliert werden. Eine einfach durchzuführende Dateneingabe macht es möglich, jedes Betriebsmittel im Wartungsplaner aufzunehmen. Ein integrierter Kalender zeigt, wann welche Prüfungen und Wartungen durchgeführt werden müssen. Die Erinnerungsfunktion garantiert, dass auch wirklich kein Termin verpasst wird. Danach werden die Ergebnisse von Wartung und Instandhaltung völlig papierlos im System dokumentiert. Das Risiko, dass Ordner verschwinden oder dass falsch abgeheftet wird gibt es also nicht mehr. Der Wartungsplaner ist somit auch ein wichtiger Beitrag zum digitalen Dokumentenmanagement.

Wartungsplaner für – Überblick, Planung und Dokumentation

Stehen Inspektionen an, etwa von Berufsgenossenschaften oder Gewerbeaufsicht, ist die Software ein sehr nützliches Tool, um Prüfprotokolle im pdf- Format mit anschaulichen Grafiken zu generieren. Die drei Säulen des Prüffristenmanagements – Überblick, Planung und Dokumentation – werden von der Wartungssoftware übernommen und das Unternehmen gewinnt nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch freie Kapazitäten von Mitarbeitern. Auch wenn die Wartung und Prüfung der Stapler und Baumaschinen jetzt digital erfolgen kann, darf das Anbringen der Prüfplakette nicht vergessen werden. Dort ist auf einen Blick zu sehen, wann die letzte Wartung erfolgt ist und wann die nächste ansteht.

Wartungsplaner und Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung

Der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung basiert auf der DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement. Er deckt alle Ansprüche in der Instandhaltung in einem System ab und macht die übersichtliche Erfassung von Störungen, Instandhaltungsarbeiten, Prüfungen, Wartungen und Reparaturen möglich. Integriert in die Software sind mobile Lösungen per Scanner oder App für iOS und Android. Um ausführliche Protokolle der Sicherheitsüberprüfungen zu hinterlegen, können Text-, Bild- und Sprachaufnahmen hinterlegt werden. Zur Optimierung von Prüfprozessen bietet das Tool Import- und Exportfunktionen. Berichte können mit wenigen Klicks via E-Mail, Dropbox, iTunes oder FTP-Server weitergeleitet werden. So werden die Vorteile elektronischen Prüffristenmanagements voll ausgeschöpft. Die Software reduziert den Aufwand der Administration von Wartungen auf ein Minimum, was Kapazitäten freisetzt und Geld spart. Sie stellt aktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie sämtliche wirtschaftliche Kennzahlen der Instandhaltung zur Verfügung, um den Optimierungsprozess im Betrieb voran zu treiben.  Zudem bietet sie Rechtssicherheit.

Die Inventarsoftware aus dem Hause Hoppe bietet eine einfache und übersichtliche Erfassung und Pflege der Inventarstammdaten. Sie erfüllt die Vorgaben des Handelsgesetzbuchs. Das Tool unterstützt die Arbeit im Team: Alle Anwender können via Netzwerk parallel arbeiten. Ob Protokollierung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare – die Software kann alles abbilden. Darüber hinaus können Rundumbestände definierter Büros gezielt gemanaged werden. Um langes Suchen zu umgehen und tägliches Inventory Management zu vereinfachen, können via App erfasste Daten als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox verschickt werden. In der eigens von Hoppe entwickelten App für iOS und Android Betriebssysteme können zudem Bilder, Filme oder Sprachaufnahmen für einzelne Inventargüter hinterlegt werden. Die Inventarsoftware verfügt über umfangreiche Im- und Exportfunktionen für Excel-, CSV- oder Access-Dateien.

Text und Bilder: Hoppe Unternehmensberatung